みんな大好きOmnifocus。
絶賛してるブログ見てノリノリでポチってみて、そのブログを参考にしてやってみるとなんだかめんどくさくなってやめちゃうパターンにはまりました…。
さすがに大金ですし、そのまま腐らしとくにはいかんやろとゼロベースで気楽に使ってみたら、むしろ深く考えない方が使いやすいのでは？と思ったという話をします。
Omnifocus2の基本的な特徴
Omnifocus、ざっくり説明すると高機能なタスク管理ツールです。
同じジャンルの競合アプリは腐るほどありますが、Mac版のOmnifocus2の特徴はこちら。
タスクに対して、プロジェクトは一つだけ
Mac版で、プロジェクトの一覧(サイドナビ)に表示されるのは一番上階層のプロジェクトのみ
タスクに対して、コンテキストも一つだけ
Mac版で、コンテキストの一覧(サイドナビ)にはすべてのコンテキストが表示される(折り畳める)
自分の使い方
- とりあえず“もやもや”(タスク)をinboxに書き出す。
- プロジェクト(最上層)は「案件名」で管理する。
- コンテキストは「自分がどうやってそのタスクを処理するか」と「誰に任せるか」で管理する。
とりあえず“もやもや”(タスク)をinboxに書き出す。
数を多くしすぎるとチェックがめんどくさくなるので、忘れそうなもの、時間がかかるものだけにしとくのがポイント。
プロジェクト(最上層)は「案件名」で管理する。
自分の場合、【○○株式会社 Webサイト制作】【○○通販サイト 運用保守】みたいなプロジェクトにしてます。それら「案件」の中に、必要な「タスク」を振り分けます。細かいタスク(案件未満)は「その他」「雑務」などの「単独アクションリスト」を作ってまとめてぶっこんどきます。
そんな感じでざっくり振り分けた後で、「コンテキスト」「期限」を設定します。
コンテキストは「自分がどうやってそのタスクを処理するか」と「誰に任せるか」で管理する。
めんどくさいので、コンテキストの数もなるべく最小になるよう意識します。
【自分がやる】
- 電話・メール
- PC作業
- 会社
…自分はノートパソコンでのデザイン制作業務がメインなので、パソコンを持っているかどうかという点で二分できます。なので「PC作業」と、パソコンがなくてもスマホでできる「電話・メール」の２つになります。
あと、会社のサーバーをいじる場合だと、たとえPCを持っていても社内からしかアクセスできないため、「会社」を加えています。
【誰かに頼む】
「同僚の名前」×α、「外注先の会社名」×β。
レビュー(チェック)フロー
プロジェクトとコンテキストの使い分けですが、タスクの消化・チェックをするときにこんな視点で使ってます。
- プロジェクト…ある案件について、どんなタスクがどれだけ残っているか
- コンテキスト…自分がいつまでにやるべきことがどれだけ残っているか(Due Dateでソートする)
基本的に誰かから何か依頼を受けたときにOmnifocusを起動、入力するので、そのときに既に完了してるタスクは完了チェックするように意識はしときます。
まとめ
…こんな感じでゆるく使ってますが、結構長続きします。気楽です。
よく、プロジェクトやコンテキストがえらい階層化・複雑化されてるユーザーさんもいらっしゃいますが、私は記憶力が乏しいので真似できないですね…。
型から入ろうとすると続かないので、とりあえず必要と思う機能だけから少しづつ使っていくのが良いみたいです。
